コラム

MBOを運用していれば、MBOシートを作成している企業がほとんどでしょう。

多くの企業では、シートそのものをExcelで作成・管理しているのではないでしょうか。なかには、出力した紙のまま運用管理している企業もあるかもしれません。

しかし、Excelや紙のMBOシートには、いくつかの課題があります。適切なテンプレートがなかなか見つからなかったり、どれが最新のデータか分からなくなったり、更新を忘れたりすることです。さらに、転記や集計においてミスも考えられます。

これらの課題を解決するには、人事評価システムの導入をおすすめします。システム化すればMBOシートの運用管理が大きく効率化できるうえ、データ資産として利用することも可能です。

この記事では、Excelや紙でMBOシートの運用管理している企業向けに、課題とその解決策を説明します。

MBOとは

MBO（Management By Objectives：目標管理制度）とは、社員個人、またはグルーブごとに自主的に目標を設定し、その達成度合いで評価を決める制度のことです。

MBOの詳細については、「MBOのExcel運用にはどのような課題がある？より戦略的に人材を活用するには」をご覧ください。

現在、多くの企業ではExcelベースでMBOを運用していますが、人事、総務、経営企画部門でMBOを実際に運用する担当者にとっては、いくつもの課題が発生しています。その１つが「MBOシート（目標管理シート）の運用が大変」ということです。

MBOシートとは

MBOシートは、MBOマネジメントを行うためのツールです。目標管理シート、評価シートとも言い、テンプレートに沿って一般社員が入力し、上司や人事担当者との面談に利用するものです。

MBOシートの多くは、Excelのようなスプレッドシートの形式で作成・運用管理されています。また、MBO管理機能のついた人事評価システムも発売されています。

しかし、MBOをExcelベースで運用していると、運用管理の手間が大きくなってしまいます。どれが最新のデータか分からなくなったり、更新を忘れたり、更新時にミスしたりすることも多いためです。さらにExcelでの運用は、自社に合ったMBOシートのテンプレートがなかなか見つからない、という課題もあります。

MBOシートは「目標の明瞭化」「目標に至る道筋の明確化」などが叶うツールです。ビジネス以外にも活用可能で、名称は違いますが類似の方法で大谷翔平選手といったプロスポーツ選手にも利用されています。

MBOシートの役割

MBOシートには、次のような内容を記録します。
主な内容は未来の目標と、目標達成するまでのプロセス、進捗状況などです。

• 目標設定
• 行動計画
• 進捗確認

MBOシートを面談のたたき台にすることで、評価者（上司、人事担当者）と被評価者（一般社員）の共通認識ができ、安心して面談を行うことができます。

さらに、MBOシートに目標達成までのプロセスを残すことで、次のような効果があります。

MBOシート作成手順

MBOシートの作成や運用管理は、次のような手順で行います。

1．現状把握、課題の洗い出し

会社の中での自分の部署や自分の役割、立ち位置を明確にします。
必要な課題を確認したら、それに合わせて目標を設定します。

2．目標設定

会社全体の目標と社員の目標が同じ方向に向くようにするのが目標設定のコツです。目標は課題そのものではなく、課題を解決するための指標となるものです。できるだけ具体的に、定量的に設定します。
目標や結果は、客観的に評価できるよう、数値で表現するのがポイントです。

3．目標達成までの行動プロセスを決定

目標を達成するためのプロセスと、その期限を決定します。プロセスはできるだけ詳細かつ具体的に設定します。
数値目標を入れるとより効果的です。

4．MBOシートの内容を作成したら、行動を開始

行動中には定期的にMBOシートを確認しなければなりません。進捗状況を確認したり、軌道修正したりするためです。

5．結果を測定

期限になったら「目標を達成できたか」「（達成できない場合）どの程度進んだか」「自己評価」などを振り返り記入します。可能な限り、パーセンテージや割合など具体的な数値で記入します。

MBOシートの作成や運用管理に関する課題

MBOシートをExcelや紙で運用管理している場合に生じがちな課題を紹介します。

Excelや紙のMBOシートの課題

データを一元管理しにくい

Excelや紙ベースで運用していると、MBOシートを都度保存するだけで、データを一元管理できません。そのため、どれが最新データなのか分からなくなってしまいがちです。
最新データが分からなければ、データの更新だけでなく、データ分析もできません。

テンプレートの準備に時間がかかる

自社に適切なテンプレートがなかなか見つからないのも課題のひとつです。見つからない場合に自社で作成しようとしても、かなりの手間がかかってしまいます。

データの入力や共有が手間

Excelや紙ベースでは、どうしてもデータ入力や記入の作業が必要ですし、共有のために手作業でファイルや紙をコピーしなければならないこともしばしばです。どれが最新のデータか分からないという状況では、更新作業も大変ですし、「更新できない」「更新にミスがある」などの人的ミスが発生する恐れがあります。

これは、Excelや紙ベースでのMBO運用の限界とも言えます。

MBOシートに関する課題を解決するには？

改善1　自社に合うテンプレートの用意

さまざまなMBOシートのテンプレートから、自社に合うものを選択します。テンプレートはインターネットで配布されているものもありますが、人事評価システムにも搭載されています。

改善2　MBOに関する情報の一元管理と共有

これまで蓄積したExcelデータも含め、MBOシートのデータを一元的に管理することで、どれが最新データなのかが分かりやすくなります。共有することで、担当者の負荷を減らすことも可能です。

改善3　作業の自動化

データを入力する手間をなるべく省くことで、更新し忘れ、入力ミスなどの人的ミスを防ぐことができます。

なお、ExcelでMBO運用する場合の課題をより詳しくお知りになりたい方は「目標管理制度(MBO)による人事評価と経営管理」 をご覧ください。
そのほかにも、Excelでの運用には次のような課題があります。

MBOに関する業務の属人化、業務の肥大化

詳細と解決策は「MBO（目標管理）を効率化しよう　運用担当者の負担にならないMBOとは」をご覧ください。

評価のバラつき、Excel運用の限界

詳細と解決策は「MBOで評価のバラつきが起きるのはなぜ？どうすれば解決できる？」をご覧ください。
「MBOのExcel運用にはどのような課題がある？より戦略的に人材を活用するには」をご覧ください。

MBOで評価を客観的に行うためには人事評価システムの導入がおすすめ

前述した改善を行うためには、人事評価システムの導入が効果的です。
MBOの運用に適した人事評価システムとして、次のような機能を有するものを選択するといいでしょう。

MBOシートのテンプレートが用意されている

さまざまなテンプレートが用意されている、もしくはテンプレートのカスタマイズが可能なシステムを導入します。自らで作成しなくても、自社にとって適切で機能的なMBOシートを利用できます。

作業効率化が実現できる

人事評価システムは、システム内のMBOシートに直接入力するため、データの入力やコピーによる人的ミスを防ぐことができます。さらに使い勝手の良いものを選ぶことで、作業効率化がかなうでしょう。

データの可視化が容易

データ分析機能により、MBOシートの内容から目標達成度をグラフ化できるものがMBOには有益です。面談では、視覚的な資料は評価の納得感を高めます。またそれをベースに、より深く踏み込んだ話し合いが可能でしょう。

人事評価システムを導入するとMBOシートをより活用できる

Excelや紙ベースのMBO運用では、MBOシートの作成や運用管理に大きな労力が割かれていたことでしょう。しかし人事評価システムを導入すれば、その大部分をシステムに任せることができ、人事担当者の負担を大きく減らすことができます。
MBOシートの運用管理の手間を減らし、より公正で客観的な視点からクオリティの高い人事評価を行いたいなら、人事評価システムの導入をおすすめします。
BizForecastシリーズなら、これまでExcelで運用してきたデータや資産を生かしながら、MBO業務を大きく効率化できます。課題を感じている場合は、検討してみてはいかがでしょう。