導入までの経緯

弊社はアジア・大洋州ブロックの地域統括会社として、毎月ブロックの月次決算報告資料を作成、ブロックのマネジメント及び本社に報告しています。月次決算報告資料作成のため、ブロック内8現地法人の実績データを基幹システムから取得し、データ集計・連結処理・レポーティングまでのプロセスをExcel上で実施していました。勘定科目体系が現地法人毎に異なることから、基幹システムからデータをExcelに部署の数だけ（I/S、B/Sにつき、各々約300回/月）コピー＆ペーストした上で、Excelの計算式によりブロック統一の勘定科目体系に変換してデータを集計しており、現地スタッフが当該集計作業に毎月2、3日程度の工数を要しておりました。
上記に加えまして、各現地法人の勘定科目や組織に変更がある都度、Excelの計算式を改修する必要があり、月次資料の作成に時間を要する大きな要因のひとつとなっていました。レポートのフォーマットは本社組織の変更により随時変更が行われるため、多くのバージョンが存在しており、データの散逸、改変のリスクを潜在的に抱えておりました。また、データベースにデータが一元管理されていないことから、月次決算報告資料のデータを活用した社内各種会議資料の作成には時間を要するため、マネジメントからのニーズに柔軟に対応できず課題を感じておりました。一方、各現地法人の勘定科目体系を基幹システム上で統一するのは、各現地法人の既存データの変更を伴うため困難な状況にありました。
上記の通り、作業時間の軽減、タイムリーな報告や組織変更対応など、いくつかの課題が発生しておりましたので、現行プロセスを大きく変更せずに効率化を図れるシステムの導入について検討を開始しました。

選定理由

シンガポールのローカルベンダーとプライマル社とを比較した上で、総合的に見てプライマル社のBizForecastがより費用対効果が高いと判断し選定することしました。
選定に際しましては、以下の3点を特に重視しました。

1.製品の安定性が高い
パッケージ製品であるため多くのユーザーが既に使用しており、致命的な不具合はすでに全て解消されているため、安定稼働を想定することができたこと。
またエラーメッセージや証憑となるようなものも標準で準備されていること。

2.製品の柔軟性がある
汎用性を持たせて開発されたパッケージ製品であるため、標準機能の設定変更で組織変更等の変化にある程度柔軟に対応できること。

3.充実した保守・サポート体制
バージョンアップが定期的に実施され、導入に関わったコンサルタントによる弊社向けの特別な専任サポート体制を準備して頂けたこと。

導入は弊社の日本人マネージャーがプロジェクトに参加しておりましたが、作業主体はローカルスタッフであったため、導入作業はほぼ英語で実施頂きましたが、問題なく導入を進めることが出来ました。保守につきましては、現時点ではプライマル社にシンガポール常駐者がいないため、日本からのEmail・電話・テレビ会議を介してのリモートによる対応をして頂いております。その際のデータ共有は、ユーザー専用のWEBページ経由で可能なのでセキュリティ面も安心しています。緊急対応などで何度かタイムリーなオンサイトサポートも実施して頂き、プライマル社の対応には満足しております。

導入の効果

＜定量効果＞
当該集計作業に係る担当者工数減による年平均コスト削減ができました。
（担当者人件費　>　システム関連費用（導入費用も含む））

＜定性効果＞
集計作業のシステム化により、データの転記ミスや入力漏れを防ぐと共に、属人化している作業が標準化され、勘定科目や組織変更への対応も容易になりました。
当該集計作業の解消により、担当者が付加価値のある他業務に取り組むことが可能になりました。
また、過去の月次決算報告資料のデータをデータベースで一元管理することが可能となり、データの散逸、改変を防ぐと共に、新たな分析資料作成のためのデータ加工が容易になりました。

導入前と大きく変わった点はデータ収集・処理・レポーティングの区分けなく、ワンストップで月次決算報告資料を作成できるようになったことです。基幹システムでカバーされずに従来型で残ってしまっていたExcelによる業務をシステムに統合し、情報をより効率的に収集・集積し一括管理することで、非効率業務の改善および分析作業への作業シフトを促し、データの価値を増大させることが可能となりました。

<現地担当者からの声>
With BizForecast, data is imported from Reporting system whereby data conversion is automatically performed using BizForecast’s function. BizForecast can convert organization and account codes and aggregate multiple codes using mapping tables, so when a new account code is added an error message will be displayed and it is easy to correct the logic.
The imported data will be extracted to any spread sheet and any cell inside BizForecast. Spread sheet in BizForecast can be extracted to Microsoft Excel with all the functions.
With BizForecast, data collation can be done within a few hours. It reduces the need for manual adjustment and changing the logic in Excel due to unified code, and thus increases the accuracy of the data.
With BizForecast, we are able to generate reports by Business Segment and countries efficiently and utilize this data for other ad-hoc requests from management and HQ.

今後の展開

BizForecast導入後は、勘定科目や組織変更への対応、表示通貨への換算及び集計作業の自動化、データの一元管理による過去データ参照など業務の効率化に成功し、作成からブロックのマネジメントへの報告までのサイクルを短縮することに成功しました。また担当スタッフの作業時間を、データ作成業務から分析業務というより価値の高い業務へシフトすることが可能となり、その面でも大きな投資効果が上がっています。今後も分析資料等をBizForecastで一元管理している過去データを活用して作成していきたいと考えています。

※本事例は2019年12月現在の内容です。
※本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載当時のものであり、変更されている可能性があります。
※掲載企業様への直接のご連絡はお控えください。