導入までの経緯

当社ではExcelにて収支計画を行っていました。共有フォルダ内にグループ（末端組織）ごとの入力フォームが存在しており、各グループは該当の入力フォームに入力し提出していました。また全社集計ファイルは、ブック間参照を用いて作成していましたが、使用しているブック間参照の関数が壊れるなど、人為的なエラーが発生する都度修正を加えなければならず、運用における非効率な部分の改善が課題となっていました。
さらに従来の運用では、年間ベースの見込入力は行っていたものの、各月の実績を各グループにフィードバックしきれていなかったため、決算期が近づいても年度末見込の精度があまり向上しておらず、見込精度の向上という課題も抱えていました。
上記のような課題を解決するために、基幹システムの見直しと合わせて、予算管理システム導入の検討を開始しました。

選定理由

複数の予算管理システムを比較・検討した結果、以下のポイントでBizForecastを選定しました。

1. Excelライクな画面のため、従来使用していたフォーマットをそのまま移管出来る点
2. デモンストレーションにおいて、システム化の実現性が高いと感じた点
3. 導入予定の会計システムとの連携機能が良かった点

システム導入の検討中に参加した展示会において、BizForecastのデモンストレーションを拝見し、従来のフォーマットをそのまま使用することが可能であり、かつExcelライクな画面で使用しやすい見た目と操作感に魅力を感じました。また、他社に比べコストパフォーマンスが高いところも、決め手の1つとなりました。

導入の効果

BizForecast導入前までは、共有フォルダ内で各グループの収支計画を管理し、「提出済みのExcelファイルを編集不可設定の作業」、「集計用の関数式の見直し」、「来期予算用ファイルの作成」を全て手作業で行っており、作業者にとって過大な負荷となっていました。しかし、BizForecastでは一度上層部に報告した入力シートについては、システム制御により編集不可となるため、手作業による編集不可設定作業を完全自動化することが出来ました。また、集計用の関数式の見直し作業についても、データベース内に格納されたデータを自動集計することが可能となったため、関数式を見直す必要がなくなりました。さらに、夏頃から少しずつ準備を始めていた来期予算用ファイルの作成も、BizForecastの基本情報繰越機能を利用することで、短時間で終えられるようになりました。BizForecastの導入により、従来まで多大な負担となっていた作業を効率化することに成功し、分析作業など本来の業務に注力出来るようになりました。
従来の運用で課題となっていた見込の精度については、BizForecastの導入に伴い月次ベースで見込入力する運用に変更しました。その結果、入力担当者にも意識をもって見込値を入力してもらえるようになり、見込の精度は以前に比べ格段に高くなったと考えています。
コンサルタントの皆様には無理を申し上げた部分も大きかったと思いますが、当社の抱えている課題について親身になって考えて頂きました。短い導入期間だったにもかかわらず、無事に本稼働を迎えることができ、大変感謝しております。

今後の展開

導入前にシステム化したいと感じていた部分については、全てBizForecastで実現することが出来たと感じています。今後は、人事評価などテンプレート化が可能な仕組みについては、BizForecast上で管理していけたらと考えています。

※本事例は2019年3月現在の内容です。
※本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載当時のものであり、変更されている可能性があります。
※掲載企業様への直接のご連絡はお控えください。