導入までの経緯

当連合会と会員生協の経理分野では、同一の会計システムを共同利用しています。予算策定に関しては、それぞれ独自にExcel等を使用して作成していました。
当連合会では、経理が前年実績を含む予算集約用のExcelを作成し、50を超える部門に配布しておりました。各部門長は配布されたExcelに入力し、経理は収集及び集約作業を行っていました。配布用のExcel作成や集約作業は、経理担当者の多大な負担となっており、さらに集約後でなければ全体像が見えないため、内容の精査や見直しに十分な時間を確保出来ていないのが現状でした。また、現場等各部門長も、2000行を超える補助科目を含めた勘定科目へ入力する必要があり、精度と効率の点で負荷が大きい作業となっていました。さらに、当連合会を含む4法人が各々で予算策定を行っているため、全体の予算数値をタイムリーに確認することが出来ませんでした。
上記問題を解決するために、従来使用していた会計システムの更新に合わせて、予算管理システム導入の検討を開始しました。

選定理由

複数の予算管理システムを比較・検討した結果、以下のポイントでBizForecastを選定しました。

1.導入予定の会計システムとの相性が良く、連携機能に優れている点
2.予算集計作業にかける時間が削減でき、予算内容の精度向上に繋がる点
3.収集フォームがExcelライクな画面のため、教育者の負担が少ない点

従来使用していた会計システムの更新を機に、予算策定機能も選定条件に盛り込んで検討を進めていました。導入検討に際し数社からお話を伺いましたが、導入予定の会計システムとの連携機能が良く、単独システムとしても活用可能で、負担が大きいと感じていた予算集約用のExcel作成が簡易になることも重要なポイントでした。予算策定の機能に関し、当社の要望を一番満たすシステムであり、かつ最良のシステムであると判断し、BizForecastの採用を決めました。

導入の効果

以前までは、4法人がそれぞれのExcel集約用フォームを用いて予算策定を行っていました。BizForecast導入により集約用フォームを一本化することが出来たため、各法人で作成した予算及び実績を合算した全体数値をBizForecast内で確認することが可能となりました。さらに、各法人で使用していた入力フォーム及びレポートを従来の形のまま使用することが可能なため、各拠点の入力担当者は違和感なく使用することが出来ました。これまで多大な時間を要していた集約作業も、システム上で瞬時に集約が可能なため、1ヶ月程作業が早く終わるようになり、非常に楽になりました。
また、BizForecast上でデータを一元管理することで、今まで共有出来ていなかった各法人の良さを活かしたものにすることも出来ました。BizForecastの導入がきっかけとなり、各法人の予算集約方法の理解を改めて深めることが出来たことにも感謝しています。導入は、コーチング(プライマル社のコンサルタントの方々に定期的に訪問して頂き、システムに関する操作説明やアドバイスを頂く)形式で行いました。各法人の予算管理担当者が主体となって構築するため、限られた時間の中で設定作業を行うことに苦労しました。しかし、設定作業時に不安を感じた際や、不明点が生じた際は、コンサルタントの方々が丁寧にサポートして下さったので、無事運用まで到達することが出来ました。さらに、導入後の現在もアドバイスを頂くことが多く、導入当時から非常に頼りがいのあるコンサルタントだと感じています。

今後の展開

導入初期に比べてBizForecastの理解が深まったと感じています。そのため、今後は現在使用しているExcelを見直し、集約部分の簡素化を実現したいと考えています。また、コンサルタントの方々にアドバイスを頂きながら、より効率的な予算策定が出来るように、導入時に設定した内容を見直し、より良いものに改修していきたいと考えています。
BizForecastを導入し、データを一元管理出来るようになったことから、活用できる情報が導入前より増加しました。今後はBizForecastを今以上に活用することで拡充を図っていきたいと考えています。

※本事例は2018年11月現在の内容です。
※本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載当時のものであり、変更されている可能性があります。
※掲載企業様への直接のご連絡はお控えください。