日本タングステン様とは・・・

1931年（昭和6年）に、タングステン製品の製造・販売会社として創業した日本タングステン様。
「タングステン」とは非常に硬く重い金属の一種で、自動車や医療、インフラに至るまで、身の回りの様々な分野で使われています。
同社は、創立100周年となる2031年、その先さらなる大きな成長を遂げるために経営理念を刷新。
その戦略の一環として予算管理システムを検討され、BizForecast(ビズフォーキャスト)を導入されました。
今回は導入の背景や成果、BizForecastの活用ポイントについて伺いました。

経営的な視点から捉えたプロジェクトの位置づけをお聞かせください

当社は2024中期経営計画の1st Stageに「成長に向けた基盤強化」を掲げており、成長期待事業へリソースを集中するために、事業ポートフォリオを収益改善事業・利益創出事業に再構築し、利益体質を強化することに取り組んでいます。
昨今の新型コロナウイルスの影響もあり、突発的な環境変化が起こりやすくなっているなか、中期経営計画の達成に向けて、予算立案の質の向上と予実管理の強化は、私たち経営管理部に与えられたミッションです。

予算立案においては、間違いがないのはもちろんのこと、リアルタイムでの数値の確認、それを受けて様々な条件で複数の予算立案を行い、迅速に予算の再検討を行えることを理想としておりましたが、これまではExcelとメールにより業務の属人化が進み、集計や報告に時間がかかる原因となっていました。
また、予実管理においては、わかりやすさの向上・内容の充実及びその提供工数の短縮求められていましたが、当時は資料の作成に手一杯で、それに応えることができませんでした。

中期経営計画の達成に向けて、ミッションを果たすためには現状の作業・作成方法では限界があると考え、抜本的な改善を行うため、システムの導入を決定しました。2020年度の開始直後からコロナ禍により急速に事業環境が悪化しましたが、このような環境の変化を目の当たりにしたことも導入への後押しとなりました。

当時、企業/組織が抱えていた課題は何ですか？

予算立案における主な課題は以下の3つでした。

①　各部署との調整が多く、最新版データがどれかわからなくなる
②　会計システムとの連携や組織改正対応が煩雑である
③　分析、立案、検証等、コア業務に時間をかけることができない

予算は3月の取締役会での承認までの約3ヶ月の間に、立案、分析、報告までを行う必要がありますが、各部署とのやり取りをメールで行っており、データを受領して更新する作業を繰り返していたため、最新版のデータがどれなのか分からなくなることが頻発していました。
また、組織変更対応や各部署との調整、データ修正作業などノンコア業務に時間をとられ、納得感を持ち一丸となって目指すべき予算の完成に向けて、本来行うべき予算内容の分析や部署とのコミュニケーションなどに十分な時間を割くことができていませんでした。

その結果、立案された設備・修繕計画や労務費をはじめとした予算が適正かどうか検証（シミュレーション）を充分に行うことができず、様々な視点での分析や提言ができていないことが課題でした。

製品やサービス、プライマルを選んだ経緯と理由を教えてください

システム選定では「当社がやりたいことをシステムで実現できるか」という点を重視していました。

資料請求サイトで情報収集を始め、その後多数の会社にお話を伺いましたが、コロナ禍ということもありほとんどの会社がWeb面談でした。
その中で、プライマル社の方は新型コロナウイルスが小康状態になったタイミングでのご来社など、熱心に対応いただいたのが印象に残っています。

最終的には3つの候補の中からBizForecast(ビズフォーキャスト)を選定しました。

当社として中期経営計画を実現するために現在の課題をクリアすることは必須条件でしたが、比較した他社システムは、できないことに対する回答が曖昧なものが多かった印象でした。しかし、プライマル社は実現できること、できないことを明確にしてもらえたうえに、代替案の提案もあったことから、プライマル社であればシステム設計、構築をお任せしても大丈夫だと確信し、選定に至りました。

導入作業での工夫、直面した問題とその解決策を教えてもらえますか？

導入作業は、コロナ禍特有の苦労がありました。

感染防止のためオンラインでの打ち合わせが多かったのですが、仕様を固める作業において、パソコンの画面越しに当社とプライマル社の認識を合わせていくのが難しかったと感じました。具体的には、当社のこれまでの管理方法の説明、システムに入力する方法の確認、組織図と承認経路が異なる場合の設定方法の検討等、認識の相違がシステム化に影響を及ぼすような細かなやりとりの場面においてです。

しかし、オンラインの打ち合わせだけでなく電話やメール、また適切なタイミングでのご来社など、コミュニケーションロスを防ぐように対応していただきました。

システム導入については各部署から様々な意見がありましたが、BizForecastを導入する目的や使い勝手の良さ、中期経営計画達成のために必要であることを説明することによって、次第に各部署の担当者も協力的になっていきました。

導入後の効果があれば お聞かせください

BizForecast(ビズフォーキャスト)を導入して実感している効果は主に3点です。

①　製造業ならではの配賦基準・配賦率など様々な設定に対応

当社は配賦基準や配賦率が複雑で複数あるため、都度各部署に設定を依頼して集計・Excel上で計算していましたが、この作業をBizForecast上で実行できるようになりました。さらに当社で利用しているERPシステムと同レベルの仕組みをBizForecast上に構築したため、Excelでは表現できなかったところを柔軟に設定できるようになりました。例えば、配賦基準を科目単位、部署単位で設定できる仕様としたため、配賦基準や配賦対象科目の変更、組織改正による配賦先、配賦元の変更対応が可能となったり、明細単位で予算立案するものに関しては、承認したものだけが予算として集計される仕様としたため、認否状況の把握と集計が容易になったりした事などです。

②　時間的コストの削減→コア業務へシフト

集計と資料作成にかかる時間が減り、常に最新の予算が確認できるようになりました。具体的には、課題で挙げていたデータのやり取りや組織改正対応、従来は手作業でやっていた部門別損益予算の作成がなくなったため、その業務に費やしていた約145時間(約2～3週間)が削減できました。
また、従来から作成していたものの、方法・ツールの問題から各部署に提供していなかった配賦や損益等の詳細な予算データを、BizForecastを通じて容易に提供できるようになりました。今までやっていた業務を削減し、各部署に価値のある新たな資料（データ）を提供できるようになったことが一番の効果だと認識しています。

③　各部署からBizForecastが「便利なシステム」と認識

当社ではこれまで年間や四半期単位で予算を立案し、それを月平均に展開して管理していましたが、今回の導入を機に月別に立案するよう運用を変えることにしました。これに対しては、現場から「経理だけが楽になるのではないか」「各部署の予算担当者の負担が増えるのではないか」といった声がありましたが、予実比較が月単位でBizForecast上に表示されるようになったことや、データが細かくなり充実したことで進捗管理がしやすくなったと聞いております。
また、従来のExcelやメールでのやり取りではなくシステム上で予算が完結するようになった事により、最新の情報を探す時間や手戻りが削減されたことに加え、操作に慣れてきたことで、『BizForecastは便利なシステムである』との認識が徐々に広がっています。

今後の展開、プライマルへの期待をお願いします

BizForecastをデータベース化して、そのデータをBIツール等で視覚的に活用していきたいと考えています。
また、現在Excelで管理している設備投資管理や更なる損益管理強化に向けた帳票・情報などについてもBizForecastを使っていきたいと考えていますので、コンサルタントの方々には引き続きご支援いただけると幸いです。

※本事例は2021年12月現在の内容です。
※本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載当時のものであり、変更されている可能性があります。
※掲載企業様への直接のご連絡はお控えください。