シン・コーポレーション様とは・・・

カラオケ業界でも有数の店舗数を誇る「カラオケBanBan」やダーツバー、居酒屋等の事業を展開する株式会社シン・コーポレーション様。

同社は『現状に満足することなく常に進化を続け、行動するという』経営方針を掲げ、中長期戦略としては、店舗開発における新規出店への強化およびリニューアルによる既存店舗の集客力アップに注力されています。しかし、予算実績管理業務の要である正確な数値の把握・迅速な報告を実施するにあたり、属人化してしまっているExcel運用に限界を感じBizForecast(ビズフォーキャスト)を導入されました。BizForecastを利用して資料集計の効率化、属人化の解消を実現。

今回は導入の背景や成果、BizForecastの活用ポイントについて伺いました。

経営的な視点から捉えたプロジェクトの位置づけをお聞かせください

弊社のビジョンとして『現状に満足することなく常に進化を続け、行動する』という経営方針を掲げており、中長短で様々な戦略を打ち立てています。
それらの実現のためには経理管理において現状の数値把握、予算作成が大切な事は認識しております。
しかし、弊社では管理会計に携わるメンバーが限られており、管理会計業務を手探りで進めている状態でした。

資料作成においては他社で管理会計業務のご経験がある役員から知見をいただき、作成していました。
具体的には他システムで管理している多種多様なデータから、弊社の管理会計上必要な数値を抜き出だし、計算式を組んで資料にまとめるという地道な手作業を毎月実施していました。また経営判断に必要な新たな指標・資料作成の必要があるとまた1からその作業の繰り返しとなり、膨大な時間を費やしていました。

実は、予算実績管理システムの検討自体は数年前から進めていたのですが、昨今の新型コロナウイルス感染症に係る緊急事態宣言でカラオケ等の娯楽施設や飲食事業を展開するサービス業界は休業せざるを得ない状況となり、その影響で弊社もシステムの投資計画が保留になりました。
しかし、新型コロナウイルスの収束の目途も立たない状況ではありましたが、予算実績管理業務が事業戦略において重要であると判断に至り、予算実績管理システム導入の検討を再開しました。

当時、企業/組織が抱えていた課題は何ですか？

主な課題は以下の2つでした。
① 予算管理業務の「仕組み化」ができていなかった
② 各担当者の業務分担がされておらず、属人化していた

管理会計業務に携わるメンバーが限られているだけでなく、業務分担も曖昧でしたので引継も困難、属人化が加速する状態であったのが一番の課題でした。
予算管理のフロー等も「仕組み化」できておらず、何をするにも地道に資料を集め、Excelで手計算を実施している状態でした。
これでは集計だけで膨大な時間がかかり、メンバーの疲弊も増す一方です。

こういった側面からも、予算管理システムの導入は急務でした。

製品やサービス、プライマルを選んだ経緯と理由を教えてください

資料請求サイト等から10システム程資料を請求し、話を聞いてみるところからスタートしました。
ターゲットが在外会社も含まれているような大規模なシステムは候補から外れていき、最終的には3製品を比較しBizForecast(ビズフォーキャスト)を選定しました。

選定の際はコストパフォーマンスの高さはもちろんですが、数値の集計が汎用的にできるものを重視していました。弊社はカラオケ店を約400店舗ほど運営しており、地区やエリアマネージャーが管理している店舗等の切り口で汎用的に集計単位の組み換えが出来る事はマストでした。
プライマル社のシステム「BizForecast(ビズフォーキャスト)」は会社体系設定という店舗の集計が自由自在に設定できるだけでなく、集計単位も1期間において複数保持できるという機能があり、選定において重要視していたポイントをクリアしているシステムでした。また、コロナ禍でシステムの検討がストップしていた期間も、プライマル社の営業担当に根気強くコンタクトしていただきました。

営業担当の方が親しみやすく、弊社の要望をざっくばらんにお伝えすることができる関係性を築けることができたのも選定した理由の一つになります。

導入作業での工夫、直面した問題とその解決策を教えてもらえますか？

導入時はコンサルタントの方に要件を整理していただき、都度確認しながらシステムを構築しました。
導入作業自体は比較的スムーズでしたが、いざ弊社で作業実施となった際に、マスタ設定部分のシステム操作に慣れることに時間がかかりました。
弊社としてもBizForecastを使いこなしたいため、まずは自分から操作方法を取得すべく色々と操作し、どうしてもわからないところは導入コンサルタントの方や、BizForecastサポートデスクに問合せたりして解決しています。丁寧に対応頂けるので助かっています。

導入後の効果があれば お聞かせください

BizForecast(ビズフォーキャスト)を導入して実感している効果は主に2点です。

① ノンコア業務を削減し、スムーズな業務管理を実現

システムを新規導入したためランニングコストは発生しましたが、各業務の時間を大幅に削減することができました。
まず、地区担当者に渡す管轄店舗を集計した予実レポートの作成作業に3日ほど費やしていたのが、BizForecastを導入することによって短縮されました。また、これまでレポートの作成作業は複数のExcelから数値を手作業で集計していたため、数値の整合性チェックに相当な時間をかけており、相当な負荷がかかっていました。BizForecastを導入してからはBizForecastが自動で数値を集計してくれるため、この負荷から解放されたのも大きな成果の一つだと思います。また、BizForecastを導入することによって予実管理のフローもシステムに則り、ある程度システム化したため、事業部門の管理がスムーズになりました。

② 情報漏洩のリスク軽減かつ情報公開のスピード化に成功

従来の運用ではExcel資料をメール添付して、約30名いる担当者に手作業でメールを送信しており、メールの誤送信や送付漏れ等の情報漏洩リスクが常にありました。BizForecastを導入してからは、全国各地の店舗からWebで BizForecastを開けばデータが閲覧でき、必要に応じて店舗側でExcelをダウンロードできるようになったため、メール運用の不安が解消されました。また、BizForecastの会社体系設定機能で、会社を店舗に置き換えて店舗登録を行えば、担当者ごとに店舗を集計できます。この機能で、担当店舗に変更があっても設定を変更すれば即座に数値が反映されるため、情報公開のスピード化も図ることができています。

今後の展開、プライマルへの期待をお願いします

BizForecastの利用で業務に余裕ができてきたため、今後は結果の要因等の分析資料を作成してければと考えています。
具体的には、弊社はカラオケ店を運営しておりますので、店舗の誕生から終了までを数値的に管理できる資料を作成したいです。プライマル社のコンサルタントの皆様には引き続きご支援いただければと思っております。

※本事例は2021年8月現在の内容です。
※本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載当時のものであり、変更されている可能性があります。
※掲載企業様への直接のご連絡はお控えください。