東電用地株式会社様とは・・・

東京電力ホールディングスグループの1社である、東京電力パワーグリッド株式会社の100%子会社である東電用地株式会社様。
同社は予算管理業務における事前準備の省力化、入力集計業務の効率化を目的にBizForecast(ビズフォーキャスト)を導入されました。
BizForecastを利用して予算管理業務の効率化と数値の正確性の向上を実現。

今回は導入の背景や成果、BizForecast(ビズフォーキャスト)の活用ポイントについて伺いました。

経営的な視点から捉えたプロジェクトの位置づけをお聞かせください

弊社では何年も前からエクセル(マクロ)を用いて管理会計を実施していました。
各支社からのデータの収集、集計作業やデータ修正に膨大な時間がかかっていました。その中で、会社経営上、より高い精度と迅速性が求められていましたが、限られた担当者で業務を回していたため、なかなか対応できず・・・。属人的になり後継者不足や少ない要員での対応（実施）など、多数の課題を抱えていました。
予算管理業務の効率化が叶えば、資料の作成スピードが上がり、経営層から求められているリクエストにも応えられるような、迅速な経営判断に役立つ資料を作成する時間的余裕も作れるようになるはずです。また、常態化している時間外労働も削減したい。

このような背景を踏まえ、システムの導入を検討し始めました。

検討を始めた当時、弊社では予算管理システムを導入しておらず、何もわからない状態からのスタートでした。

当時、企業/組織が抱えていた課題は何ですか？

主な課題は以下の3つでした。

① メンテナンス性の悪さ・属人化
② 多人数での作業ができない
③ データの配賦に時間がかかる

エクセル(マクロ)の構築、保守運用ができるのが限られた担当者しかおらず、メンテナンスが属人化していることが一番の課題でした。
また、多人数での作業が出来ないことも問題となっていました。集計データの数値の検証が必要になった際に、元資料をたどるにしても、どの時点のデータなのか、どのフォルダを探せばいいのか・・・といった「検証をするためのデータを探す」という余計な時間もかかっていました。
さらに、配賦処理にも時間がかかる等、エクセル(マクロ)であるが故の課題が多数存在していました。

製品やサービス、プライマルを選んだ経緯と理由を教えてください

二つの製品を比較し、BizForecastを選定しました。
選定の際は、システムを新規導入することから、システムの使い勝手(入力者/利用者にとって操作性が変わらないこと)や、コストパフォーマンスの高さ、保守性を重視していました。プライマル社のシステム「BizForecast」は、従来から使っていたエクセルをほぼそのままシステム化することができ、システムの使い勝手もほぼエクセル。また、「BizForecast」は導入から保守までプライマル一社で完結するため、懸念していたシステム開発でありがちなベンダーとメーカーが異なり、何事にも時間がかかる点を心配する必要が無く、重視していた事項をすべてクリアしたシステムでした。

この時点で、「BizForecastにしたい。」と現場の意思は固まっていました。

そして臨んだ役員プレゼン。“活エクセル”の経営管理ソリューションであること、弊社の実現したいことが可能であることをアピール頂きました。　
“活エクセル”の5文字が役員たちに響き、満場一致で決定しました。

導入作業での工夫、直面した問題とその解決策を教えてもらえますか？

導入作業はスムーズに進んだと認識しています。

導入がスムーズに進んだ要因のひとつは、我々とプライマル社のコンサルタントに「エクセル」という共通言語があったためです。
我々が実現したいことを、エクセルから読み解いて頂き、業務フローの整理を行いました。
エクセルで会話して構築したシステムはBizForecastくらいだと思います(笑) 。

唯一大変だったのは導入途中で組織変更が発生したことでした。組織変更が発生すると、部門の統廃合等、組織体系の変更はもちろん、数値のあるべき姿も変わります。これはまずいと思いましたが、コンサルタントの皆様と密に連携を取ることで乗り切りました。コンサルタントの皆様には本当に感謝しています。

導入後の効果があれば お聞かせください

たくさんありますが、3点に絞ってお話します。

① システムを導入した感覚がなく、現場でも混乱が無かった

まず、従来使用していたエクセル(マクロ)から操作感が変わらないため、システムを導入した感覚があまりありません。どんなシステムでもそうですが、システムを導入するとそのシステムに慣れるまで数か月はかかるものです。しかしBizForecastはそうではなく、”活エクセル”のコンセプトの通り、ほぼエクセルの使用感なので、現場でも混乱がなく、システム教育にかかる時間も少なかったと思います。

② 時間的コストの削減→コア業務へシフト

システムを新規導入したためランニングコストは発生しましたが、時間的コストの削減に成功しました。エクセル(マクロ)時代にかかっていた時間は、まず、年初に実施する予算シートの作成に約1ヶ月。月次で作成するシートの作成に毎月半日程。毎月の集計や修正作業に毎月20時間はかかっていました。これを時間に換算すると約450時間。月にすると約3ヶ月。これだけの時間がBizForecastを導入することによって削減出来ました。業務に余裕ができたため、コア業務である新たな経営指標の検討や、経営資料の作りこみに時間を充てられるようになり、非常に満足しています。

③ 一つのシステムで業務を完結できる事で処理の短縮が実現

BizForecast内ですべて完結するため、今まで集計作業に時間を取られ、出来ていなかったことができるようになりました。例えば、フォルダやエクセルに点在していて断片的にしか存在していなかったデータがBizForecastに集約され、データが取得できるようになったことです。これによって予算管理において一歩進んだ考え方が出来るようになりました。また、BizForecast利用者である各支社にとっても、BizForecastを導入したことでメリットがありました。それは、従来のエクセル(マクロ)では各支社間でデータが見ることができなかったのですが、BizForecastを導入したことによりデータが見れるようになったことです。また、本社での集計業務が終わるまで確認することができなかったデータもリアルタイムで見られるようになりました。これは支社にとっても業務効率化につながっているのではないかと思います。

今後の展開、プライマルへの期待をお願いします

BizForecastの利用で業務に余裕ができたため、色々と検討をはじめたところです。例えば、各業務をプロジェクトコードで紐づければBizForecast上でプロジェクト別の利益管理ができるのではないかと考えたりしています。検討している内容をプライマル社のコンサルタントに相談すれば、的確なアドバイスや実現方法を示していただけるのでありがたいですね。いつも頼りにしています。

※本事例は2021年6月現在の内容です。
※本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載当時のものであり、変更されている可能性があります。
※掲載企業様への直接のご連絡はお控えください。