経営的な視点から捉えたプロジェクトの位置づけをお聞かせください

2018年当時、それまで使用していた管理会計システムのサーバが保守期限を迎えるため、同システムを継続利用するためにはサーバの更新が必要でした。サーバの更新に伴いソフトウェアのバージョンアップ費用も発生するため、多額の更新費用が発生することから、当社に適したコストパフォーマンスの高い管理会計システムへの刷新について検討を開始いたしました。

当社は管理会計システムとして、外資系大手プランニングツールを利用しておりましたが、この度のシステム選定にあたっては、高額なランニングコストの削減も大きな課題の1つでした。

システム刷新において重視した点は、コストパフォーマンスが高いこと。これはシステム実装後にユーザー側での保守対応の可否など、ランニングコストも含めた総投資ベースでのパフォーマンスです。また管理会計・経営管理領域は、経営環境の変化に応じた対応を要求される業務のため、システムとしての柔軟性も検討すべき項目の1つとして考えていました。

当時、企業/組織が抱えていた課題は何ですか？

当社が抱えていた課題は下記３点です。

①予実検証レポート作成業務のシステム化
・システムと手元エクセル資料の二重管理の解消

②旧システムでの予算編成作業における問題
・画面遷移や計算処理にかかる時間の短縮
・出力レポートの印刷イメージの改良
・入力フォームの操作性の向上

③見通し集計業務のシステム化

製品やサービス、プライマルを選んだ経緯と理由を教えてください

4つの製品の中から選定を実施しました。

システムリプレイスで一番目に見える効果は、操作性や使いやすい画面などのユーザビリティですので、選定時は特に意識しました。またプロジェクトメンバーとしては差し迫った納期、予算枠を守ることも外せない選定ポイントでした。

プライマルのグループ経営管理システム「BizForecast」（ビズフォーキャスト）は、エクセルとの親和性が高く、普段から使い慣れているエクセルのような直感的な操作が可能で、ユーザーが使いやすい点が良いと感じました。また当社の予算編成業務で抱えていた課題および要求水準を満たしながら、コスト面でも最も競争力がある提案を頂きました。

管理会計システムは複数社が提供しておりますが、BizForecastは予算業務に要求される収集・集計・レポーティングをワンストップで提供しており、基幹システムとのデータ連携において豊富な実績や経験があったのも加点対象でした。

導入作業での工夫、直面した問題とその解決策を教えてもらえますか？

BizForecastではエクセルをそのままシステムに表現できるので、予算編成作業に関し、システム導入以前に使用していたエクセル書式を再現することにより、新システム導入で発生する利用者側の負荷を軽減しました。これによりユーザーによってはエクセルとの二重管理となっていた入力作業に関し、工数の削減を見込むことができました。

また組織体系の保持方法は、旧システムとBizForecastでは異なっていたため、新たに定義づけをして管理するようにしました。BizForecastは、組織体系を複数保持することができますので、通常の組織体系、会計システム連携用の組織体系、そして事業別の体系など、複数の設定を登録しました。導入当初のマスター整備には苦労しましたが、稼働後のメンテナンス効率は格段に向上しました。

導入後の効果があれば お聞かせください

最大の導入効果は、ランニングコストの削減です。旧システムとの比較で、システム運用費用のみで約90％を削減することができました。特に良かった点としては、プライマルがBizForecastをAWS環境下で（プライベートクラウド）独自サービスを提供されており、サーバウィルス対策やバックアップ設定はもちろん、BCP対策も考慮され、２次ロケーションにバックアップのサービスまでを標準サービス内で提供頂いたことです。これによりサーバ買替費用やシステム運用コストも、削減することが可能となりました。

作業時間の短縮については、想定どおりの効果をあげることができました。入力する際の画面遷移、配賦計算等の処理時間は、BizForecastではエクセルと同レベルのため、運用において特にストレスを感じることは無くなりました。また毎月配信している社内書類の事業別損益計算書は、BizForecastから出力したものを編集するだけとなったため、作成に要していた作業時間を大幅に削減することができました。さらに別のレポートでは、以前のシステムでは出力に半日程度を要していたものが、BizForecastでは１時間程度での出力が可能になりました。

ユーザーからの評価も、エクセル感覚で作業できる点、システム上の処理時間、アウトプット面が改善されたことで、概ね高評価を得ることができました。　
また旧システムを利用していた時は、大きな組織改編があった際にベンダーによる保守作業が発生していましたが、BizForecastではレポート出力画面で組織を直接選択できるため、当社の運用範囲内でタイムリーな対応が可能になりました。

現在、エクセルベースで行っている損益見通し作業を、BizForecastで実現することを検討しております。
具体的なアクションはこれからですが、プライマルには当社の組織体系・予算管理体系等を理解していただけているので、他社事例の良い点も踏まえたうえで、色々と提案していただきたいと思います。

※本事例は2020年10月現在の内容です。
※本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載当時のものであり、変更されている可能性があります。
※掲載企業様への直接のご連絡はお控えください。